Marco de referencia

Marco histórico

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. 

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene  un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda; el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. En las compañías que se dedican a la compra y venta de productos, el inventario es el valor de sus mercancías destinadas para la venta.

Las operaciones de compra-venta de mercancías constituyen las transacciones de mayor actividad en un negocio de ventas al detal o al por mayor. Las ventas representan la fuente principal de ingresos. En la determinación del ingreso neto, el costo de la mercancía vendida representa la deducción principal de las ventas. Además, una gran parte de los recursos de una empresa comercial están invertidos en inventario de mercancías; con frecuencia, éste es el mayor renglón de los activos circulantes en ese tipo de empresa.

Marco teórico  

Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante el ciclo contable. Es recomendable seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del período económico que es la ganancia que se obtiene después de realizar los descuentos correspondientes. Se trata de la utilidad concreta, que el sujeto o la empresa recibe en mano.

Existen dos sistemas para calcular los inventarios, el sistema periódico y el sistema permanente. 

En el sistema periódico, cada vez que se hace una venta sólo se registra el ingreso devengado; no se hace ningún asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario sólo puede determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía existente al cierre del período económico. 

Cuando los inventarios de mercancías se determinan sólo mediante el chequeo físico a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de artículos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo, tales como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etc.

El sistema de inventario permanente o continuo que es el tema a investigar  a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un número relativamente pequeño de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computación, vehículos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los más inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo.

En este inventario permanente existen varios métodos para calcular el monto de los inventarios, los más usados son: 

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS):

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS):

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

Método promedio ponderado:

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

Las empresas que utilizan estos sistemas de inventarios llevan el control de la circulación de sus mercancías, en unas tarjetas llamadas kardex previamente elaboradas para tal fin, pero el diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario, monto.

Tarjeta Kardex 

En la actualidad en Colombia y en el mundo existen software para  facilitar el manejo de inventarios en las compañías a continuación mencionaremos algunos de estos:

Technotel Monica: Es un software de gestión que te permitirá llevar el control de facturas, inventario, listas de precios, archivos de clientes, proveedores y administración de cuentas por cobrar, cuentas corrientes y de la contabilidad básica de tu empresa.

Inventoria: Es un programa profesional para el seguimiento del inventario en las pequeñas y medianas empresas a través de una o varias ubicaciones.

Comparación de los Sistemas de Inventarios:

Sistema periódico	Sistema permanente
Se utiliza en empresas que venden al detal  grandes cantidades de mercancía a un precio relativamente bajo como por ejemplo supermercados.	Para empresas que venden mercancías por valores relativamente altos como almacenes de electrodomésticos.
Al realizar la venta solo maneja información sobre el precio de venta.  Utiliza menos información.	Al realizar las ventas maneja información del precio de venta y del valor del costo de la venta. Requiere mayor información.
Al finalizar el periodo requiere efectuar el conteo físico de las unidades en existencia.	Requiere elaborar conteos físicos de las existencias al final del periodo solo con el propósito de control.
Su operación puede ser menos costosa para la empresa.	En este sistema puede ser más costosa la operación pero es de gran ayuda.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras.	En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos.	Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta.
No permite tener un control permanente de los inventarios.	Permite tener actualizado el saldo  y  un mecanismo eficiente de control sobre las existencias reales.
En este caso es más práctico esperar hasta la culminación del periodo para conocer el saldo de la cuenta 62 (compras).	No es necesario esperar hasta la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta 14(inventarios).
Para conocer el costo de la mercancía vendida se debe esperar hasta el final del periodo.	Se conoce el costo de la venta en el momento de realizar dicha operación utilizando  el Kardex con cualquiera de sus métodos de valuación.

Esquema del inventario permanente





Recomendaciones para implementar un sistema de inventario

Identificar los riesgos de inventario

El primer paso en la implementación de un sistema de control de inventario exige que la empresa identifique los riesgos potenciales. Identificar estos riesgos incluye señalar las áreas donde el inventario puede salir del edificio sin vigilancia o excluir la verificación de la cuenta de los recibos del inventario. El supervisor del depósito, un representante empresarial y un empleado de la planta deben formar un equipo y caminar por el almacén, tomando notas de cada riesgo potencial para la empresa. Después de caminar por el almacén, el equipo creará una lista completa de todos los riesgos potenciales de inventario en el almacén.

Determinar las acciones para minimizar los riesgos

El equipo se reúne después del recorrido para discutir cada uno de los riesgos del inventario. Para cada tema, el equipo creará las acciones específicas que la compañía podría tomar para reducir cada riesgo. Esto consiste en una lluvia de ideas sin tener en cuenta la viabilidad de cada una.

Calcular el costo y analiza los beneficios

Una vez que el equipo haya creado una lista completa de las ideas, se determina el costo de la implementación de cada acción. El equipo también analizará los posibles beneficios recibidos de cada acción y el impacto financiero de cada beneficio. Clasificará a cada acción que enumere las acciones que creen los más altos beneficios financieros al menor costo para la empresa. Algunas acciones tienen el potencial de costar más que los beneficios que generan. Estas deben ser omitidas de la lista final. Después de revisar los costos y beneficios de cada acción, el equipo decidirá qué acciones llevar a cabo.

Ejecutar acciones

Después de decidir las acciones a implementar, el equipo ejecutará dichas acciones. Deberá trabajar con unos pocos elementos a la vez. Para cada elemento de acción, el equipo determinará el equipamiento necesario y los procedimientos a seguir. Se comprará el equipo y supervisará la instalación. Posteriormente, el equipo entrenará a los empleados en los nuevos equipamientos y procedimientos.

Evaluar

Después de tres meses, el equipo debería reunirse y revisar las acciones de control de inventario que se implementaron. En algunos casos, los procedimientos podrían necesitar un ajuste, por ejemplo, cambiar el tiempo de un ciclo de recuento que se produce después de que todos los traslados de inventario estén completos para el día. En otros casos, los empleados podrían necesitar una formación adicional, como cuando los procedimientos no se estén cumpliendo según lo previsto.

Fuentes: www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/inventariosfundamentos/

www.tecnikeando.com/software/110401-los-10-mejores-programas-de-software-para-control-de-inventario.html

www.gerencie.com/sistema-de-inventarios-permanente.html

www.ehowenespanol.com/pasos-implementar-sistema-control-inventario-info_72662/